Arbeitsstil: Organisieren Sie Ihren E-Mail-Posteingang

Jambo, geboren, um zu erleuchten. Ahoj, derjenige, der der Menge vorangeht. Veränderung ist unvermeidlich. Entweder man antizipiert sie, passt sich ihr an oder erträgt sie. Erleide deine berufliche Karriere nicht, sondern gestalte sie. Manchmal brauchst du kein zusätzliches Wissen, sondern eine Methode, um das anzuwenden, was du bereits weißt. Ich war mir meiner Begabung zum Schreiben schon immer bewusst.  Aber erst nachdem ich „What Every Christian Writer Needs to Know” (Was jeder christliche Schriftsteller wissen sollte) von der Prophetin Jennifer Leclaire und „The Scribal Anointing” (Die Salbung der Schriftgelehrten) von der Prophetin Theresa Harvard Johnson gelesen hatte, wurde mir klar, wie ich anfangen konnte und vor allem, dass ich mich nicht auf ein literarisches Genre beschränken musste.  Möge der HEILIGE GEIST dich zu den Lehren führen, die du brauchst. Sei gesegnet bei deiner Ankunft und bei deiner Abreise. 

„Alles, was deine Hand zu tun findet, das tue mit deiner Kraft; denn es gibt weder Tun noch Denken, weder Wissen noch Weisheit in der Unterwelt, wohin du gehst.“         

 ____ Prediger 9:10, LS

Das Organisieren des E-Mail-Postfachs ist eine Gewohnheit, die man sich schon in den ersten Tagen nach Antritt einer neuen Stelle aneignen sollte. Es ist nie zu spät, um etwas zu korrigieren, aber je früher wir uns gute Gewohnheiten aneignen, desto besser.  In den ersten Tagen lernen wir das Unternehmen, seine Aktivitäten, seine Berufe, seine Organisation und seine Kommunikationsweise kennen. Dann lernen wir die Tools und unsere verschiedenen Aufgaben kennen. In dieser Zeit müssen wir eine Reihe von Informationen aufnehmen, verstehen, auswendig lernen und verarbeiten. An manchen Tagen kommt es fast zu einer Informationsüberflutung (Infobesität oder Überinformation).  Natürlich tritt während dieser Phase des Lernens, der Anpassung und der Einarbeitung die Verwaltung des E-Mail-Postfachs in den Hintergrund. Umso mehr, als wir zu diesem Zeitpunkt in der Regel noch nicht genug Distanz haben, um die Bedeutung und Häufigkeit bestimmter E-Mails oder E-Mail-Typen zu beurteilen. Das ist verständlich. Die Gefahr besteht jedoch darin, dass man sich auf die Einarbeitung in die Position konzentriert und dabei den eher langfristigen Aspekt der Verwaltung der Position vernachlässigt.

Wenn man genauer darüber nachdenkt, ist E-Mail nicht nur ein Kommunikationsmittel.  Es ist ein echtes Arbeitsinstrument, das es uns zwar ermöglicht, Informationen auszutauschen, zu empfangen, zu versenden und zu speichern, aber darüber hinaus auch, unsere Zeit und unsere Prioritäten zu verwalten. Die Unternehmenskultur unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen.  Was Reporting- und Kommunikationsinstrumente angeht, sind nicht alle Unternehmen gleich.  In einem Unternehmen befinden sich die Informationen in den Tools, in einem anderen in E-Mails und Telefongesprächen. Einige sind mit Software und Plattformen für die kollaborative Kommunikation ausgestattet (z. B. Skype, Teams, Zoom). Andere verfügen über ein internes soziales Netzwerk (z. B. Ellium, Netfrance, Workplace).  

In den ersten Tagen wirst du nicht besonders viele E-Mails erhalten. Die Tage werden aufeinanderfolgen, aber nicht alle gleich sein. Mit der Zeit werden sich die E-Mails häufen. Ich erhalte durchschnittlich etwa dreißig E-Mails pro Tag (in arbeitsreichen Wochen doppelt so viele). Ich kenne Leute, die viel mehr erhalten.  Ein mit unsortierten E-Mails überfluteter Posteingang kann Stress, Produktivitätsverlust (Konzentrationsverlust) und Zeitverlust verursachen.  Zugegeben, einige kommen damit ohne Schwierigkeiten zurecht. Aber sie sind in der Minderheit. Im Folgenden findest du meine Tipps, um diese Situation zu vermeiden.

1. Vermische deine Rollen nicht (Trennung)

„Alles soll aber in Würde und Ordnung geschehen.“ (1. Korinther 14,40)

Deine berufliche E-Mail-Adresse ist beruflich und nicht privat.  Die Nutzung deiner beruflichen E-Mail-Adresse für private Zwecke, die nicht in deinem Arbeitsvertrag vorgesehen sind, ist unehrlich. Damit setzt du deinen Arbeitgeber der Gefahr von Cyberkriminalität aus und verzettelst dich bei der Verwaltung deiner Zeit.  Seine Rollen zu trennen bedeutet, die für jede Rolle vorgesehene Zeit zu respektieren und zu lernen, sich abzuschalten, wenn es nötig ist. Es bedeutet, sich echte Pausen zu gönnen.   Es steht geschrieben: „Ich vermag alles durch den, der mich mächtig macht“ (Philipper 4,13). Amen! Es steht auch geschrieben: „Alles hat seine Zeit“ (Prediger 3,1). Auch dazu Amen!

2. Stelle deine Rollen nicht gegeneinander (Komplementarität)

„Denn der Herr gibt Weisheit, aus seinem Mund kommen Erkenntnis und Verstand” (Sprüche 2,6).

Ja zur Trennung, nein zum Gegensatz. Du bist zu Hause, in der Kirche und im Büro dieselbe Person. Du kannst private Termine (z. B. Arztbesuche) in deinen beruflichen Kalender eintragen, um sie nicht zu vergessen. Seine Rollen nicht gegeneinander auszuspielen bedeutet, Prioritäten und Bedürfnisse anzuerkennen. Nutze beispielsweise deine Mittagspausen, um Verwandte anzurufen, die Waschmaschine anzustellen oder Lieferungen entgegenzunehmen.

3. Entscheide dich, deine E-Mails regelmäßig zu lesen (Entscheidung)

„Deine Vorsätze werden von Erfolg gekrönt sein; auf deinen Wegen wird das Licht leuchten.“ (Hiob 22:28)

Organisiere dich, wie du willst, aber organisiere dich. Nimm dir morgens vor dem Mittagessen oder am Ende des Tages Zeit, um deine E-Mails zu lesen, zu bearbeiten und zu beantworten.  Ich empfehle, den Posteingang 4- bis 5-mal am Tag oder alle 3 Stunden zu überprüfen. Lassen Sie sich nicht von der Anzahl ungelesener E-Mails überwältigen oder entmutigen. Das Ziel ist nicht, alle 5 Minuten Ihren Posteingang zu überprüfen.  Sonst würden Sie Ihre Zeit nur damit verbringen. Dies ist übrigens ein Grund für Kündigungen, der in Unternehmen immer häufiger genannt wird.

Es gibt Menschen, die nicht kündigen, weil sie ihren Job nicht mögen, sondern weil sie das Gefühl haben, ständig unter Zeitdruck zu stehen, oder weil sie befürchten, mehr Zeit mit der Beantwortung von E-Mails (Ad-hoc-Anfragen) zu verbringen als mit den wirklich wichtigen Aufgaben. Die Herausforderung besteht darin, Unvorhergesehenes (die Dringlichkeiten anderer) zu integrieren, ohne deine Prioritäten zu stören. In den ersten Monaten wird dir diese Herausforderung unmöglich oder schwer zu bewältigen erscheinen.  Gib nicht auf. Je selbstständiger du wirst, desto besser kannst du deine Prioritäten vorhersehen und Unvorhergesehenes bewältigen.  Wenn dieses Gefühl trotz allem anhält, obwohl du selbstständig bist und um die Hilfe des HERRN gebetet hast, ist das entweder ein Hinweis darauf, dass du Hilfe in deiner Position brauchst, oder eine Warnung des HEILIGEN GEISTES, dass du dich darauf vorbereiten sollst, deine Position zu verlassen.  Ich habe „dich darauf vorbereiten, zu gehen” geschrieben und nicht „gehen”, denn ein Weggang muss vorbereitet werden.

4. Markiere oder kategorisiere (Identifizierung)

Tags sind für ungelesene oder unbearbeitete E-Mails gedacht. Durch das Taggen oder Kategorisieren deiner E-Mails kannst du unterscheiden, welche E-Mails du beantworten musst, welche eine Aktion erfordern und welche du nur zur Kenntnis nehmen musst.

5. Erstellen Sie Ordner (Ablage)

„Alles hat seinen Platz, und alles sollte an seinem Platz sein.“ Meine Umformulierung des berühmten Zitats des Schotten Samuel Smiles (1812–1904).

Es ist allgemein bekannt, dass ein aufgeräumter Raum gut für die Stimmung ist. Ebenso ist ein gut organisierter E-Mail-Posteingang ein Faktor für Produktivität. Mit Ordnern kannst du eine E-Mail (oder die letzte E-Mail einer Reihe von E-Mails) schnell wiederfinden. Ich persönlich habe Ordner nach Themen und bei Bedarf Unterordner für wiederkehrende E-Mails. Ich lasse nur ungelesene oder unbearbeitete E-Mails in meinem Posteingang.

6.  Löschen Sie E-Mails ohne Mehrwert (Entrümpeln)

„Wer in seiner Arbeit nachlässig ist, ist ein Bruder des Zerstörers.“ (Sprüche 18:9)

Es macht keinen Sinn, E-Mails ohne Mehrwert in deinem Postfach zu behalten. Typischerweise sind dies Dankes-, Gruß- (Geburtstag, Weihnachten, Neujahr usw.) oder Glückwunsch-E-Mails. Sobald du sie gelesen und beantwortet hast, kannst du sie löschen.

7. Mach dir Notizen

Es gibt Anwendungen wie Notizblöcke und Post-its, mit denen du deine To-do-Liste (zu erledigende Aufgaben) oder deine Talk-about-Liste (zu besprechende Themen) notieren kannst. Notizen helfen dir, dich zu organisieren und verhindern, dass du Wichtiges zugunsten von Dringendem vergisst.

** Jambo = Hallo auf Suaheli (Tansania)

** Ahoj = Hallo auf Slowakisch